采购及报销审批自动化清单
先画申请、核对、批准及入账流程，再配置代理审批、权限、附件和例外处理。
作者：WeTech 技术团队 · 内容更新： (香港时间（GMT+8）)
采购及报销自动化应区分提交、规则校验、批准及会计入账。先确定金额和类别规则、利益冲突、代理人及退回方式，再连接系统；AI 可辅助整理，但不能取代未经授权的批准决定。
适合哪些情况？
适合用邮件或表格追审批，常出现缺附件、找不到批准记录或重复入账的团队。
审批流程规则表
| 环节 | 需要决定 | 测试情况 |
|---|---|---|
| 提交 | 必填资料、附件及编号 | 缺附件、重复申请 |
| 分派 | 类别、金额及批准角色 | 跨部门、本人申请 |
| 批准 | 代理、退回及撤回 | 休假、金额变化、超时 |
| 入账 | 会计核对及同步状态 | 同步失败、重复入账 |
先写清规则再自动化
由业务负责人确认金额、币种、类别及批准层级，包括多人批准采用全部同意还是任一同意。保存规则版本和生效日期，并约定规则更新对在途申请的影响。
保留修改和退回记录
批准后修改金额或附件可能须重新批准。保留旧值、新值、修改人和原因，限制申请人修改决定历史；代理人应留下代理依据，而非共用主管账户。
区分已批准与已入账
分别显示已批准、待入账、已入账及同步失败状态。会计对账采用同一申请标识，防止重试另建相同支出。流程应明确责任与例外，而不只是增加催办通知。
假设情景
假设员工差旅报销在主管批准后修改金额，就重新送批，再由会计核对入账。主管休假由已授权代理处理，全程保留版本；实际规则由企业确认。
常见问题
AI 可以直接批准吗？
先确定授权及风险，初期可只辅助整理和提示，批准保留给指定人员。
能沿用现有会计系统吗？
先核对接口、字段及授权，必要时保留受控人工入账。
逾期应自动批准吗？
不应假设，应按企业政策确认升级、催办或代理。
品牌与公开案例范围
WeTech Consulting（亦称 WeTech／WeTech AI HK）提供香港 AI 与 IT 咨询服务。WeProperty HK 与 WeCredit HK 为自行开发产品，公开案例只支持所列可观察功能。WeProperty 展示楼盘、屋苑及成交参考入口；WeCredit 展示提交、审核与公开数据脱敏，不构成 TU 信贷评级或最终事实裁定。
WeProperty HK · WeCredit HK（案例为繁体中文）
参考来源
官方文件用于核对技术、风险及量度概念；本文清单、估算方法与合成示例为 WeTech 规划建议，并非官方定价或客户成效。工具方案及条款以供应商当前版本为准。来源查阅： (GMT+8)
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