採購及報銷審批自動化清單
先畫申請、核對、批准及入帳流程，再設定代理審批、權限、附件同例外處理。
作者：WeTech 技術團隊 · 內容更新： (香港時間（GMT+8）)
採購及報銷自動化要把資料提交、規則核對、批准同會計入帳分開。先定金額及類別規則、利益衝突、代理人及退回方式，再接駁系統；AI 可以協助整理，但唔應自行取代未授權嘅批准決定。
適合哪些情況？
適合以電郵或試算表追審批，經常漏附件、找不到批准紀錄或重複入帳嘅團隊。
審批流程規則表
| 環節 | 需要決定 | 測試情況 |
|---|---|---|
| 提交 | 必填資料、附件及編號 | 缺附件、重複申請 |
| 分派 | 類別、金額及批准角色 | 跨部門、本人申請 |
| 批准 | 代理、退回及撤回 | 休假、改金額、超時 |
| 入帳 | 會計核對及同步狀態 | 同步失敗、重複入帳 |
先將規則寫清楚
由業務負責人確認金額、幣種、類別及批准層級，亦要定清楚多人批准係全部同意定任何一人。規則版本及生效日期要保留，已提交申請遇規則更新時點處理亦要約定。
修改同退回要有紀錄
批准後改金額或附件，可能需要重新批准。保留原值、新值、修改人及原因，限制申請人修改批准紀錄；代理人亦應留下代理依據，而唔係共用主管帳戶。
審批完成同入帳完成分開
顯示已批准、待入帳、已入帳及同步失敗等狀態。會計對帳用同一申請編號，重試不能另建一筆相同支出。系統應幫人追責任同例外，唔係只發更多催辦通知。
假設情境
假設員工提交差旅報銷，主管批准後修改金額就重新送批，會計再核對後入帳。主管休假由已授權代理處理，全程保留版本。呢個係假設流程，實際規則由企業確認。
常見問題
AI 可以直接批准？
先定授權同風險，初期可以只做整理及提示，批准留畀指定人員。
可否沿用現有會計系統？
先核對可用接口、欄位及授權，必要時保留人工入帳接口。
逾期一定自動批准？
唔應假設，升級、催辦或代理要按公司政策確認。
品牌與公開案例範圍
WeTech Consulting（亦稱 WeTech／WeTech AI HK）提供香港 AI 與 IT 顧問服務。WeProperty HK 與 WeCredit HK 為自行開發產品，公開案例只支持所列可觀察功能。WeProperty 展示樓盤、屋苑與成交參考入口；WeCredit 展示提交、審核及公開資料遮蔽，唔構成 TU 信貸評級或最終事實裁定。
參考來源
官方文件用於核對技術、風險及量度概念；本文清單、估算方法與合成例子為 WeTech 規劃建議，並非官方定價或客戶成效。工具方案及條款以供應商當時版本為準。來源查閱： (GMT+8)
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